8 不做会议隐形人 The Meeting Game (第3/5页)

<strong><strong><strong>要有强制执行这些规则的意愿。我知道的一个团队制定了准时的基本规则。他们决定一旦会议开始就锁门。所有人都同意了，接下来的会议就锁上了门，毫不意外，有几名团队成员被锁在门外，而且很吃惊。以后的会议，他们都准时到场了！</strong></strong></strong>

<strong><strong>2. 使用创造性技巧来吸引成员参与</strong></strong>

<strong>优秀的网球教练会采用各种各样的训练方法来提高选手的技能。团队领导者也会做同样的事情，除了其他练习，他们会针对内向者的偏好开展“右脑”策略。我们都很熟悉头脑风暴，有一种叫作“脑力记录法”的方法，是头脑风暴的变体，对内向者很有效果。把问题写在一张纸的最上方，下方空白处用来写解决方案。把这张纸在所有参会人员中挨个传递。第一个人在纸上写下他的想法，第二个人可以对此做补充，也可以写一个新的想法，或者两项都写。这样收集到的想法要比口头交流时的想法更有活力。大脑有时间思考，并且还能受到其他想法的刺激。可以查阅网站 www.aboutyouinc.com，寻找更多同时适用于内向者和外向者的头脑风暴技巧。</strong>

<strong>3. 将头脑风暴与决策制定分开</strong>

由于内向者通常需要时间来处理信息，然后才能进行权衡，宜安排中间有时间间隔的两次会议来分别完成这两项工作。如果时间紧急，或者会议持续一天的话，延长中场休息，给大家留足不在会议桌的时间。这在总体上是个好主意，因为大脑的右半球负责创意和情感，与负责逻辑处理和逻辑思考的左半球是分开运转的，中场休息可以让我们均衡整个大脑的活动能力。

马丁·施米德勒跟他的团队成员找到了一种处理这个问题的方法。当他们需要他做决定时，他会给自己争取一些时间，告诉他们他第二天会给他们答复。大家一般对这个回答都没有疑问。“我就是这样确定想法的。”

他说。

<strong>推动：三个策略提升会议质量</strong>

<strong>考虑以下三方面的推动策略来把你的会议提升到新的高度：（1）科技亦敌亦友；（2）参与其中；（3）参加讨论。</strong>

<strong><strong><strong>1.科技亦敌亦友</strong></strong></strong>

<strong><strong><strong>在训练时，我的网球教练会带来橙色的锥形标志摆在场内，鼓励我们把球随意发到场内。但是到了比赛时，所有的道具都会撤掉，我们需要专注于比赛本身。科技就像标志锥一样，在会议时会严重分散注意力，不管是外向者还是内向者都会因此而分心。很多内向者都习惯于通过电子邮件、即时通讯、文字信息和社交网站来沟通，他们在会议上可能也会因为这些工具分散注意力。</strong></strong></strong>

<strong><strong><strong>然而，也有人持反对意见。在一些组织中，员工不允许带笔记本电脑进入会议室。发表在《洛杉矶时报》（L.A. Times）上的一篇文章将这种方法称为“无上装”。在这篇文章中，爱狗者网站（Dogster Inc.）的联合创始人约翰·瓦尔斯（John Vars）认为带电脑进会议室“违背与他们想打造合作文化的初衷。就算人们只是做笔记，他们也无法做出自然的人类反应，表明他们正在聆听讲话者的发言。这会导致厌恶情绪……现在人们能够更好地沟通，会议流程也进展得更快。”一位客户告诉我，他的团队有一条电话会议“不能按静音键”的规则，这样可以避免参会人员处理多项任务，鼓励他们更多地投入会议。</strong></strong></strong>

<strong><strong><strong>在会议中使用科技手段甚至会导致销售损失。我听说在一次电话会议中，在客户正在说话时，几个员工想到了一个好点子。他们决定暂时不听客户发言，自行讨论“他们的绝妙建议”，却不知道正在他们讨论时，那位客户提出了完全相同的点子。当他们回到电话会议中讲述他们的创新概念时，客户发现他们刚才完全没听他说话，这让他们非常尴尬，不得不拼命补救。</strong></strong></strong>

<strong><strong><strong>另一方面，科技可以成为会议的帮手。玛丽·奥尔（Mary Orr）是一家财富 500 强公司的营销经理，她跟我讲了她利用即时通讯的成功经验。她说，参会人员通常会互相发一条简短的即时信息或者短信，从而确保当他们向客户或者高级主管推介新点子时，彼此意见一致。这是一种“科技签到”。她和同事觉得这是保持联系、简化交流的一种很好的方法。</strong></strong></strong>

<strong><strong><strong>诸如网络会议、网络摄像头和虚拟教室等虚拟科技的发展促进了互动和视觉辅助的出现。这些服务具有高度互动性，因为它们考虑到了会议领导者们对即时反馈的需求。内向者使用这些科技手段时更加舒心，因为他们可以采用书面形式、以他们更适应的节奏来进行回复。另一方面，不需要与人接触的相对安全感可能会减少参与度和可见性。推动自己保持现场展示，每隔一定的时间提出一些问题，发表自己的看法，并且对这些虚拟会议中经常包含的在线调查做出回复。</strong></strong></strong>

<strong><strong><strong><strong>2. 参与其中</strong></strong></strong></strong>

<strong><strong><strong>内向者喜欢倾听和观察的特点在这里能够帮上忙。首先，你可以观察自己；你真的在认真参与，还是已经神游天外？是否某些成员支配了会议的言论走向？推动自己发言，并且引导他人参与讨论。毕竟召开会议的目的就是获得所有人的智慧结晶。如果你是会议领导者，你可以开始管理。表 8-2 列出了一些实用的推动策略，你可以尝试实践一下或者以参会人员的身份推荐给会议领导者。</strong></strong></strong>